Rekisterinpitäjä

Avaintec Oy
Kansakoulukuja 3
00100 Helsinki, Finland

Rekisteriä koskevat tiedustelut

Sähköpostiosoite: privacy@avaintec.com

Rekisterin käyttötarkoitus

Sähköisen allekirjoittamisen pilvipalvelu

Tietojen keräämisen ja käsittelyn perusteet

  • Käyttäjän yksilöinti allekirjoitusprosessissa
  • Käyttäjän valtuuttaminen tilin käyttöoikeuksien hallintaan
  • Palvelun tietoturvallisuus

Rekisterin tietosisältö

  • Allekirjoitetut dokumentit
  • Allekirjoituskutsun lähettäjän etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite
  • Allekirjoittajan koko nimi ja sähköpostiosoite
    • Vahvoissa allekirjoituksissa henkilötunnus sekä syntymäaika
  • Allekirjoittamisen ajankohta ja allekirjoittajan IP-osoite

Tietojen säilytysaika

Katso Taulukko 2: Säilytysajat

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu henkilöltä itseltään tai allekirjoitusta pyytävältä taholta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tiedot luovutetaan vain asianomaisille.

Tietojen luovutus EU-alueen ulkopuolelle

Emme luovuta tietoja EU- alueen ulkopuolelle.

Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme evästeitä ainoastaan käyttäjän istunnon hallintaan. Tiedot eivät sisällä henkilökohtaisia tietoja eikä käyttäjää voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.

Rekisterin suojaus

  • rekisteriin pääsy rajoitettu käyttöoikeuksin
  • rekisteristä otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot
  • kulunvalvonta järjestetty kaikkiin tiloihin, joissa tietoja käsitellään
  • palvelimet, tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden
  • rekisterin tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä
  • henkilökuntaa ohjeistettu asianmukaiseen henkilötietojen käsittelyyn

Automaattinen päätöksenteko

Asianomaisen tietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Rekisteröidyn oikeudet

Katso Taulukko 1: Onko minulla oikeus..?

Käytön seuraaminen

SignHerossa kerätään yksilöitävää käyttäjätietoa vain lainmukaisen sähköisen allekirjoituksen vahvistamiseksi. Katso tarkemmin kohdat "Tietojen keräämisen ja käsittelyn perusteet" ja "Rekisterin tietosisältö".

Signheron käytöstä kerätään metatietoa palvelun kehittämisen ja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.

SignHero GMailille

SignHero Gmailille on lisäosa, jonka tarkoitus on käyttää palvelua suoraan käyttäjän Gmail-tilin sisällä. Tämän lisäosan avulla käyttäjä voi allekirjoittaa sähköpostiviestiin liitettyjä PDF-tiedostoja, tallentaa allekirjoitettuja asiakirjoja käyttäjän Google Drive -tilille ja luoda sähköpostiluonnoksia allekirjoitetuista asiakirjoista. Kaikki tiedot, jotka SignHero kerää tämän lisäosan kautta, on tarkoitettu vain sähköiseen allekirjoitukseen. Katso "SignHero Gmailille tiedonkeruutoiminnot" saadaksesi lisätietoja.

SignHero Zapierille

Zapier on online-automaatiotyökalu, joka yhdistää muita sovelluksia ja palveluita. Muiden sovellusten yhdistäminen SignHeroon Zapierin kautta auttaa sinua automatisoimaan asiakirjojen hallinnan elinkaaren. Zapierin kolmannen osapuolen sovelluksilla on pääsy vain SignHero-tietoihisi, jotka annat heille erikseen. Voit peruuttaa kolmannen osapuolen sovellusten valtuutuksen milloin tahansa.

Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

Taulukko 1: Onko minulla oikeus…

SignHero-tilin admin

Tilinhallinnan osalta ei sovellettavissa. Allekirjoittamisessa henkilötietojen käsittelyä ei voi vastustaa jälkikäteen, koska henkilötietojen käsittelyä tarvitaan allekirjoituksen todentamiseen. Katso allekirjoittajan vastaava sarake.

SignHero-tilin käyttäjä

Tilinhallinnan osalta käyttäjä voi kieltäytyä tilin aktivoinnista tai pyytää tilinsä poistoa. Allekirjoittamisessa henkilötietojen käsittelyä ei voi vastustaa jälkikäteen, koska henkilötietojen käsittelyä tarvitaan allekirjoituksen todentamiseen. Katso allekirjoittajan vastaava sarake.

Allekirjoittaja

Henkilötietoja käsitellään vain välttämättömiin toimiin allekirjoittamisessa. Henkilötietojen käsittelyä ei voi vastustaa jälkikäteen, koska henkilötietojen käsittelyä tarvitaan allekirjoituksen todentamiseen. Jos allekirjoittaja ei halua, että hänen henkilötietojaan käsitellään, hänen tulee kieltäytyä allekirjoittamasta.

SignHero-tilin admin

Kyllä. Käyttäjä voi katsella henkilötietojaan kirjautumalla palveluun.

SignHero-tilin käyttäjä

Kyllä. Käyttäjä voi katsella henkilötietojaan kirjautumalla palveluun.

Allekirjoittaja

Kyllä. Käyttäjä voi katsella henkilötietojaan kaikista allekirjoituskutsuista, joissa hän on ollut osallisena.

SignHero-tilin admin

Ei sovellettavissa. Henkilötiedot saadaan suoraan käyttäjältä.

SignHero-tilin käyttäjä

Kyllä. Käyttäjätilin aktivointisähköpostiviestissä on tiedot henkilötietojen tiedonlähdeestä ja vastaanottajaryhmistä ja viite tietosuojalausekkeeseen, josta käyvät ilmi henkilötietojen käsittelyn perusteet ja säilytysajat.

Allekirjoittaja

Kyllä. Allekirjoituskutsun sähköpostiviestissä on tiedot henkilötietojen tiedonlähdeestä ja vastaanottajaryhmistä ja viite tietosuojalausekkeeseen, josta käyvät ilmi henkilötietojen käsittelyn perusteet ja säilytysajat.

SignHero-tilin admin

Käyttäjä voi oikaista nimensä profiilissaan ja organisaation nimen. Mutta allekirjoituskutsun henkilötietoja ei voida oikaista jälkikäteen. Käyttäjä voi peruuttaa virheellisen allekirjoituskutsun tai antaa sen vanheta.

SignHero-tilin käyttäjä

Käyttäjä voi oikaista nimensä profiilissaan. Mutta allekirjoituskutsun henkilötietoja ei voida oikaista jälkikäteen. Käyttäjä voi peruuttaa virheellisen allekirjoituskutsun tai antaa sen vanheta.

Allekirjoittaja

Allekirjoittajan henkilötietoja ei voida oikaista jälkikäteen, koska henkilötietojen käsittelyä tarvitaan allekirjoituksen todentamiseen. Allekirjoittajan tulee kieltäytyä allekirjoittamasta, jos allekirjoituskutsun tiedoissa tai asiakirjoissa on virheellistä tietoa.

SignHero-tilin admin

Kyllä. Käyttäjä voi poistaa tilinsä. Muita henkilötietoja käsitellään ainoastaan allekirjoitusten todentamiseen. Henkilötiedot poistetaan automaattisesti, kun todistustaakkaa ei enää ole.

SignHero-tilin käyttäjä

Kyllä. Käyttäjä voidaan poistaa pyynnöstä. Muita henkilötietoja käsitellään ainoastaan allekirjoitusten todentamiseen. Henkilötiedot poistetaan automaattisesti, kun todistustaakkaa ei enää ole.

Allekirjoittaja

Kyllä. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan allekirjoitusten todentamiseen. Henkilötiedot poistetaan automaattisesti, kun todistustaakkaa ei enää ole.

SignHero-tilin admin

Kyllä. Käyttäjä voi saada organisaationsa kaikki käyttäjäprofiilit ja prosessien tiedot JSON-muodossa ja dokumentit PDF-muodossa.

SignHero-tilin käyttäjä

Ei. Käyttäjätili kuuluu sen luoneelle organisaatiolle, eikä käyttäjän tulisi siirtää mitään tietoja ilman organisaation lupaa.

Allekirjoittaja

Ei sovellettavissa. Allekirjoittaja ei toimita henkilötietojaan.

SignHero-tilin admin

Henkilötietoja käsitellään vain välttämättömiin toimiin tilinhallinnassa ja allekirjoittamisessa.

SignHero-tilin käyttäjä

Henkilötietoja käsitellään vain välttämättömiin toimiin tilinhallinnassa ja allekirjoittamisessa.

Allekirjoittaja

Henkilötietoja käsitellään vain välttämättömiin toimiin allekirjoittamisessa.

Taulukko 2: Säilytysajat

Prosessin tiedot

Prosessin tietoja säilytetään enintään vuoden ajan prosessin aloituksesta.

Allekirjoitusloki

Allekirjoituslokia säilytetään enintään vuoden ajan prosessin aloituksesta.

PDF-tiedostot

PDF-tiedostoja säilytetään enintään vuoden ajan prosessin aloituksesta.

Prosessin tiedot

Tilinomistaja voi arkistoida valmiin prosessin tiedot.

Allekirjoitusloki

Allekirjoituslokia säilytetään viisi vuotta prosessin valmistumisesta. Jos et allekirjoittanut, henkilötietojasi ei ole allekirjoituslokissa.

PDF-tiedostot

Tilinomistaja voi arkistoida valmiin prosessin PDF-tiedostot.

Prosessin tiedot

Prosessin tietoja säilytetään enintään 30 päivää prosessin peruutuksesta.

Allekirjoitusloki

Allekirjoituslokia ei säilytetä.

PDF-tiedostot

PDF-tiedostoja säilytetään enintään 30 päivää prosessin peruutuksesta.

Taulukko 3: Miksi SignHero GMailille pyytää lupaa…

Tarkoitus

Voit etsiä liitteitä, jotka voidaan kirjata sähköpostiisi. Lisäosa ei käsittele muuta sähköpostiesi sisältöä.

Tarkoitus

Voit luoda tyhjiä luonnoksia allekirjoittamillasi liitteillä. Lisäosa ei lähetä sähköposteja itsestään.

Tarkoitus

Yhteyden muodostaminen SignHeroon asiakirjojen lähettämistä, allekirjoittamista ja lataamista varten.

Tarkoitus

Allekirjoitettujen asiakirjojen tallentaminen määritettyyn kansioon Google Drivessa. Lisäosa ei lataa, muokkaa tai poista mitään henkilökohtaisista tiedostoistasi.

Tarkoitus

Saadakseen aikavyöhykkeesi ja näyttämään allekirjoitusajat oikein. Lisäosa ei käytä muita kalenterisi tietoja.