- 29.10.2024: SignHero Light -osio poistettu.
- 12.06.2024: Rekisterin tietosisältö -osioon lisäys.
- 14.08.2020: SignHero for Zapier -osio lisätty.
- 11.03.2020: SignHero for GMail -osio lisätty.
Rekisterinpitäjä
Avaintec Oy
Kansakoulukuja 3
00100 Helsinki, Finland
Rekisteriä koskevat tiedustelut
Sähköpostiosoite: privacy@avaintec.com
Rekisterin käyttötarkoitus
Sähköisen allekirjoittamisen pilvipalvelu
Tietojen keräämisen ja käsittelyn perusteet
- Käyttäjän yksilöinti allekirjoitusprosessissa
- Käyttäjän valtuuttaminen tilin käyttöoikeuksien hallintaan
- Palvelun tietoturvallisuus
Rekisterin tietosisältö
- Allekirjoitetut dokumentit
- Allekirjoituskutsun lähettäjän etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite
- Allekirjoittajan koko nimi ja sähköpostiosoite
- Vahvoissa allekirjoituksissa henkilötunnus sekä syntymäaika
- Allekirjoittamisen ajankohta ja allekirjoittajan IP-osoite
Tietojen säilytysaika
Katso Taulukko 2: Säilytysajat
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu henkilöltä itseltään tai allekirjoitusta pyytävältä taholta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tiedot luovutetaan vain asianomaisille.
Tietojen luovutus EU-alueen ulkopuolelle
Emme luovuta tietoja EU- alueen ulkopuolelle.
Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme evästeitä ainoastaan käyttäjän istunnon hallintaan. Tiedot eivät sisällä henkilökohtaisia tietoja eikä käyttäjää voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.
Rekisterin suojaus
- rekisteriin pääsy rajoitettu käyttöoikeuksin
- rekisteristä otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot
- kulunvalvonta järjestetty kaikkiin tiloihin, joissa tietoja käsitellään
- palvelimet, tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden
- rekisterin tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä
- henkilökuntaa ohjeistettu asianmukaiseen henkilötietojen käsittelyyn
Automaattinen päätöksenteko
Asianomaisen tietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
Rekisteröidyn oikeudet
Katso Taulukko 1: Onko minulla oikeus..?
Käytön seuraaminen
SignHerossa kerätään yksilöitävää käyttäjätietoa vain lainmukaisen sähköisen allekirjoituksen vahvistamiseksi. Katso tarkemmin kohdat "Tietojen keräämisen ja käsittelyn perusteet" ja "Rekisterin tietosisältö".
Signheron käytöstä kerätään metatietoa palvelun kehittämisen ja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.
SignHero GMailille
SignHero Gmailille on lisäosa, jonka tarkoitus on käyttää palvelua suoraan käyttäjän Gmail-tilin sisällä. Tämän lisäosan avulla käyttäjä voi allekirjoittaa sähköpostiviestiin liitettyjä PDF-tiedostoja, tallentaa allekirjoitettuja asiakirjoja käyttäjän Google Drive -tilille ja luoda sähköpostiluonnoksia allekirjoitetuista asiakirjoista. Kaikki tiedot, jotka SignHero kerää tämän lisäosan kautta, on tarkoitettu vain sähköiseen allekirjoitukseen. Katso "SignHero Gmailille tiedonkeruutoiminnot" saadaksesi lisätietoja.
SignHero Zapierille
Zapier on online-automaatiotyökalu, joka yhdistää muita sovelluksia ja palveluita. Muiden sovellusten yhdistäminen SignHeroon Zapierin kautta auttaa sinua automatisoimaan asiakirjojen hallinnan elinkaaren. Zapierin kolmannen osapuolen sovelluksilla on pääsy vain SignHero-tietoihisi, jotka annat heille erikseen. Voit peruuttaa kolmannen osapuolen sovellusten valtuutuksen milloin tahansa.
Tietojen poistaminen
Tietoja voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.
Taulukko 1: Onko minulla oikeus…
SignHero-tilin admin
Tilinhallinnan osalta ei sovellettavissa. Allekirjoittamisessa henkilötietojen käsittelyä ei voi vastustaa jälkikäteen, koska henkilötietojen käsittelyä tarvitaan allekirjoituksen todentamiseen. Katso allekirjoittajan vastaava sarake.
SignHero-tilin käyttäjä
Tilinhallinnan osalta käyttäjä voi kieltäytyä tilin aktivoinnista tai pyytää tilinsä poistoa. Allekirjoittamisessa henkilötietojen käsittelyä ei voi vastustaa jälkikäteen, koska henkilötietojen käsittelyä tarvitaan allekirjoituksen todentamiseen. Katso allekirjoittajan vastaava sarake.
Allekirjoittaja
Henkilötietoja käsitellään vain välttämättömiin toimiin allekirjoittamisessa. Henkilötietojen käsittelyä ei voi vastustaa jälkikäteen, koska henkilötietojen käsittelyä tarvitaan allekirjoituksen todentamiseen. Jos allekirjoittaja ei halua, että hänen henkilötietojaan käsitellään, hänen tulee kieltäytyä allekirjoittamasta.
SignHero-tilin admin
Kyllä. Käyttäjä voi katsella henkilötietojaan kirjautumalla palveluun.
SignHero-tilin käyttäjä
Kyllä. Käyttäjä voi katsella henkilötietojaan kirjautumalla palveluun.
Allekirjoittaja
Kyllä. Käyttäjä voi katsella henkilötietojaan kaikista allekirjoituskutsuista, joissa hän on ollut osallisena.
SignHero-tilin admin
Ei sovellettavissa. Henkilötiedot saadaan suoraan käyttäjältä.
SignHero-tilin käyttäjä
Kyllä. Käyttäjätilin aktivointisähköpostiviestissä on tiedot henkilötietojen tiedonlähdeestä ja vastaanottajaryhmistä ja viite tietosuojalausekkeeseen, josta käyvät ilmi henkilötietojen käsittelyn perusteet ja säilytysajat.
Allekirjoittaja
Kyllä. Allekirjoituskutsun sähköpostiviestissä on tiedot henkilötietojen tiedonlähdeestä ja vastaanottajaryhmistä ja viite tietosuojalausekkeeseen, josta käyvät ilmi henkilötietojen käsittelyn perusteet ja säilytysajat.
SignHero-tilin admin
Käyttäjä voi oikaista nimensä profiilissaan ja organisaation nimen. Mutta allekirjoituskutsun henkilötietoja ei voida oikaista jälkikäteen. Käyttäjä voi peruuttaa virheellisen allekirjoituskutsun tai antaa sen vanheta.
SignHero-tilin käyttäjä
Käyttäjä voi oikaista nimensä profiilissaan. Mutta allekirjoituskutsun henkilötietoja ei voida oikaista jälkikäteen. Käyttäjä voi peruuttaa virheellisen allekirjoituskutsun tai antaa sen vanheta.
Allekirjoittaja
Allekirjoittajan henkilötietoja ei voida oikaista jälkikäteen, koska henkilötietojen käsittelyä tarvitaan allekirjoituksen todentamiseen. Allekirjoittajan tulee kieltäytyä allekirjoittamasta, jos allekirjoituskutsun tiedoissa tai asiakirjoissa on virheellistä tietoa.
SignHero-tilin admin
Kyllä. Käyttäjä voi poistaa tilinsä. Muita henkilötietoja käsitellään ainoastaan allekirjoitusten todentamiseen. Henkilötiedot poistetaan automaattisesti, kun todistustaakkaa ei enää ole.
SignHero-tilin käyttäjä
Kyllä. Käyttäjä voidaan poistaa pyynnöstä. Muita henkilötietoja käsitellään ainoastaan allekirjoitusten todentamiseen. Henkilötiedot poistetaan automaattisesti, kun todistustaakkaa ei enää ole.
Allekirjoittaja
Kyllä. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan allekirjoitusten todentamiseen. Henkilötiedot poistetaan automaattisesti, kun todistustaakkaa ei enää ole.
SignHero-tilin admin
Kyllä. Käyttäjä voi saada organisaationsa kaikki käyttäjäprofiilit ja prosessien tiedot JSON-muodossa ja dokumentit PDF-muodossa.
SignHero-tilin käyttäjä
Ei. Käyttäjätili kuuluu sen luoneelle organisaatiolle, eikä käyttäjän tulisi siirtää mitään tietoja ilman organisaation lupaa.
Allekirjoittaja
Ei sovellettavissa. Allekirjoittaja ei toimita henkilötietojaan.
SignHero-tilin admin
Henkilötietoja käsitellään vain välttämättömiin toimiin tilinhallinnassa ja allekirjoittamisessa.
SignHero-tilin käyttäjä
Henkilötietoja käsitellään vain välttämättömiin toimiin tilinhallinnassa ja allekirjoittamisessa.
Allekirjoittaja
Henkilötietoja käsitellään vain välttämättömiin toimiin allekirjoittamisessa.
Taulukko 2: Säilytysajat
Prosessin tiedot
Prosessin tietoja säilytetään enintään vuoden ajan prosessin aloituksesta.
Allekirjoitusloki
Allekirjoituslokia säilytetään enintään vuoden ajan prosessin aloituksesta.
PDF-tiedostot
PDF-tiedostoja säilytetään enintään vuoden ajan prosessin aloituksesta.
Prosessin tiedot
Tilinomistaja voi arkistoida valmiin prosessin tiedot.
Allekirjoitusloki
Allekirjoituslokia säilytetään viisi vuotta prosessin valmistumisesta. Jos et allekirjoittanut, henkilötietojasi ei ole allekirjoituslokissa.
PDF-tiedostot
Tilinomistaja voi arkistoida valmiin prosessin PDF-tiedostot.
Prosessin tiedot
Prosessin tietoja säilytetään enintään 30 päivää prosessin peruutuksesta.
Allekirjoitusloki
Allekirjoituslokia ei säilytetä.
PDF-tiedostot
PDF-tiedostoja säilytetään enintään 30 päivää prosessin peruutuksesta.
Taulukko 3: Miksi SignHero GMailille pyytää lupaa…
Tarkoitus
Voit etsiä liitteitä, jotka voidaan kirjata sähköpostiisi. Lisäosa ei käsittele muuta sähköpostiesi sisältöä.
Tarkoitus
Voit luoda tyhjiä luonnoksia allekirjoittamillasi liitteillä. Lisäosa ei lähetä sähköposteja itsestään.
Tarkoitus
Yhteyden muodostaminen SignHeroon asiakirjojen lähettämistä, allekirjoittamista ja lataamista varten.
Tarkoitus
Allekirjoitettujen asiakirjojen tallentaminen määritettyyn kansioon Google Drivessa. Lisäosa ei lataa, muokkaa tai poista mitään henkilökohtaisista tiedostoistasi.
Tarkoitus
Saadakseen aikavyöhykkeesi ja näyttämään allekirjoitusajat oikein. Lisäosa ei käytä muita kalenterisi tietoja.